Wil je een bedrijfsevenement organiseren voor 50 tot 5.000 personen op een externe locatie? Dat brengt wel even andere uitdagingen met zich mee dan een bescheiden klantendag of personeelsfeest in eigen huis. Waar moet je allemaal aan denken? Doe je voordeel met deze 5 tips:

Voorbereiding is het halve werk
Hoe groter het zakelijk evenement is, hoe scherper je alles van tevoren moet regelen. En dat begint al bij de logistiek en bereikbaarheid van een locatie. Kunnen jouw gasten bij de locatie bijvoorbeeld hun auto kwijt, heb je parkeerplaatsen in de omgeving nodig, moeten er shuttlebussen worden geregeld? Check altijd of er grote evenementen in de omgeving zijn op de dag dat jouw evenement plaats vindt. Zodat jij qua capaciteit niet voor verrassingen komt te staan!

Een all-in locatie ontzorgd
Zeker als je nog niet heel veel ervaring hebt met een groot bedrijfsevenement organiseren, is het verstandig om te kiezen voor een locatie die een totaalconcept biedt. Het scheelt je namelijk veel tijd (en stress) als je met één partij kunt schakelen over zaken als food & drinks, de technische faciliteiten en de styling van je evenement. Onderaan de streep ben je doorgaans voordeliger uit. Bovendien is het duurzamer en het eindresultaat is vaak beter, omdat de locatie zelf veel ervaring heeft met de processen.

 

De locatie als decor
De locatie kan jouw bedrijfsevenement maken of breken. De voorselectie maak je op basis van capaciteit, functionaliteit en bereikbaarheid, maar bedenk dat de uitstraling van de locatie hetgeen is dat je gasten bij blijft. Een locatie met de wow-factor zorgt ervoor dat gasten jouw evenement door een roze bril bekijken. Zorg dat de locatie die jij kiest direct de beleving van je bezoekers versterkt. Of kies voor een locatie waar jij geheel je eigen concept kan neerzetten, als het gaat om de inrichting en styling!

Handen vrij op de dag zelf
Hoe goed je ook voorbereid bent, op de dag van het evenement zelf moet je vaak nog snel schakelen. Zorg ervoor dat jij als organisator een vrije rol hebt, zodat je snel kunt inspelen op onverwachte situaties. Plan vooraf dus niet allemaal taken en werkzaamheden die op de dag zelf nog moeten gebeuren. Jouw agenda vult zich van zelf tijdens het evenement. Het is daarbij fijn als je tijdens het organiseren van een bedrijfsevenement kan sparren met iemand vanuit de locatie, die een coördinerende rol heeft en instructies geeft aan de partijen die meewerken aan jouw evenement. Er is immers niemand anders die de locatie beter kent. Bij de Midden Nederland Hallen werken ze met een bekwame partymanager die de locatie van binnen en buiten kent.

Brief iedereen die meewerkt
Aan een groot zakelijk evenement werken vaak tientallen mensen mee, waarvan een deel ook contact heeft met jouw bezoekers. Denk aan parkeerwachters, beveiligers, EHBO’ers, gastvrouwen en horecamedewerkers. Je maakt het verschil als deze mensen het verhaal (doel, gewenste beleving etc.) van jouw evenement kennen en uitdragen. Dat bereik je door een goede, gezamenlijke briefing op de dag van het evenement. Zorg dat alle neuzen dezelfde kant op staan en dat iedereen helder heeft wat het doel is van jouw evenement en voor ogen heeft welke beleving zij dienen uit te stralen!

Heb je nog vragen of wil je een bedrijfsevenement organiseren? Wij helpen je graag op weg! 

Vraag advies aan

« terug naar nieuwsoverzicht