Ben jij van plan om een bedrijfsevenement te organiseren voor 500 tot 2.500 personen op een externe locatie? Dat brengt wel even andere uitdagingen met zich mee dan een bescheiden klantendag of personeelsfeest in eigen huis. Waar moet je allemaal aan denken? Doe je voordeel met deze 5 tips:

Voorbereiding is het halve werk
Hoe groter het evenement is, hoe scherper je alles van tevoren moet regelen. En dat begint al bij de logistiek en bereikbaarheid van een locatie. Kunnen jouw gasten bij de locatie bijvoorbeeld hun auto kwijt, heb je parkeerplaatsen in de omgeving nodig, moeten er shuttlebussen worden geregeld? Check altijd of er grote evenementen in de omgeving zijn op de dag dat jouw evenement plaats vindt. Zodat jij qua capaciteit niet voor verrassingen komt te staan!

Een all-in locatie ontzorgd
Zeker als je nog niet heel veel ervaring hebt met het organiseren van grote evenementen, is het verstandig om te kiezen voor een locatie die een totaalconcept biedt. Het scheelt je namelijk veel tijd (en stress) als je met één partij kunt schakelen over zaken als food & drinks, de technische faciliteiten en de styling van je evenement. Onderaan de streep ben je doorgaans voordeliger uit. Bovendien is het duurzamer en het eindresultaat is vaak beter, omdat de locatie zelf veel ervaring heeft met de processen.

De locatie als decor
De locatie kan jouw bedrijfsevenement maken of breken. De voorselectie maak je op basis van capaciteit, functionaliteit en bereikbaarheid, maar bedenk dat de uitstraling van de locatie hetgeen is dat je gasten bij blijft. Een locatie met de wow-factor zorgt ervoor dat gasten jouw evenement door een roze bril bekijken. Zorg dat de locatie die jij kiest direct de beleving van je bezoekers versterkt. Of kies voor een locatie waar jij geheel je eigen concept kan neerzetten, als het gaat om de inrichting en styling!

Handen vrij op de dag zelf
Hoe goed je ook voorbereid bent, op de dag van het evenement zelf moet je vaak nog snel schakelen. Zorg ervoor dat jij als organisator een vrije rol hebt, zodat je snel kunt inspelen op onverwachte situaties. Plan vooraf dus niet allemaal taken en werkzaamheden die op de dag zelf nog moeten gebeuren. Jouw agenda vult zich van zelf tijdens het evenement. Het is daarbij fijn als je kan sparren met iemand vanuit de locatie, die een coördinerende rol heeft en instructies geeft aan de partijen die meewerken aan jouw evenement. Er is immers niemand anders die de locatie beter kent. Bij de Midden Nederland Hallen werken ze met een bekwame partymanager die de locatie van binnen en buiten kent.

Brief iedereen die meewerkt
Aan een groot evenement werken vaak tientallen mensen mee, waarvan een deel ook contact heeft met jouw bezoekers. Denk aan parkeerwachters, beveiligers, EHBO’ers, gastvrouwen en horecamedewerkers. Je maakt het verschil als deze mensen het verhaal (doel, gewenste beleving etc.) van jouw evenement kennen en uitdragen. Dat bereik je door een goede, gezamenlijke briefing op de dag van het evenement. Zorg dat alle neuzen dezelfde kant op staan en dat iedereen helder heeft wat het doel is van jouw evenement en voor ogen heeft welke beleving zij dienen uit te stralen!

Heb je nog vragen of ben je op zoek naar advies? Wij helpen je graag op weg! 

Vraag advies aan

« terug naar nieuwsoverzicht

Alle voordelen op een rij

  • Auditorium 100-2.500 pers.

    Het auditorium beschikt over 100 tot 2.500 zitplaatsen voor congressen, productpresentaties, trainingen, netwerkbijeenkomsten, concerten en theatervoorstellingen. De zaal is voorzien van geavanceerde multimediafaciliteiten en de moderne techniek op het gebied van licht en geluid. 

    Het auditorium is goed te combineren met andere ruimtes, maar kan ook zelfstandig ingezet worden. Door de separate entreepartijen van het complex blijft de exclusiviteit van jouw evenement gewaarborgd.

  • 20 subzalen (50-350 pers.)

    Rond het auditorium zitten diverse kleine en grote subruimtes. Deze ruimtes kun je inzetten voor workshops, brainstormsessies of presentaties. Maar ook als backstageruimtes voor artiesten en sprekers.

  • Expohal 2.500 m², 14m hoog

    Met maar liefst 2.500 m² en een hoogte van 14 meter biedt de expohal volop ruimte. De hal beschikt over diverse transportdeuren, waardoor grote voertuigen en objecten moeiteloos naar binnen kunnen.

    De evenementenhal is uitstekend te combineren met andere ruimtes, maar kan ook zelfstandig ingezet worden. Door de separate entreepartijen van het complex blijft de exclusiviteit van jouw evenement gewaarborgd.

  • 1.750 parkeerplaatsen

    De Midden Nederland Hallen beschikt over 1.200 gratis parkeerplaatsen op eigen terrein. Tevens zijn er nog eens 550 parkeerplekken op loopafstand beschikbaar. Daarnaast zijn er mindervaliden parkeerplekken en laadpalen voor elektrische auto's aanwezig.

  • Centrale ligging

    Waar de gasten ook vandaan komen, de Midden Nederland Hallen is altijd goed bereikbaar dankzij haar centrale ligging in het land, gelegen aan de A1 en A30. 

  • Audiovisuele middelen

    De locatie is voorzien van geavanceerde multimediafaciliteiten en de modernste techniek op het gebied van licht, geluid, video en rigging. Daarnaast is alle technische ondersteuning aanwezig voor een geslaagd evenement.

  • Horeca faciliteiten

    Goed eten en drinken is cruciaal voor het succes van een evenement. De Midden Nederland Hallen heeft eigen horecafaciliteiten. Of het nu gaat om een gezonde en gevarieerde lunch of een uitgebreid diner voor honderden personen; ons team staat garant voor een foodbeleving op hoog niveau. De locatie beschikt over een moderne keuken en kan inspringen op elke cateringwens.

    Daarnaast kun je in ons sfeervolle Grand Café terecht voor een lekkere lunch en een verse kop koffie. Deze ruimte is ook apart te huur voor een feest. 

  • Duurzaam gebouw

    Wij doen er er alles aan om het milieu te sparen, zonder in te leveren op comfort en kwaliteit. Zo beschikt de locatie over 1.650 zonnepanelen, warmtepompen en een warmte- en koudeopslag. Dit is een duurzame methode om energie in de vorm van warmte of kou op te slaan in de bodem. Dit wordt vervolgens gebruikt om het gebouw te verwarmen en/of te koelen.

    Bij de bouw van het pand is gebruik gemaakt van duurzame materialen en zeer goede isolatie. Daarnaast is de gehele locatie voorzien van LED-verlichting.

    Bekijk hier al onze duurzaamheidsmaatregelen.