Bij de Midden Nederland Hallen denken we graag met je mee bij de organisatie van jouw congres of symposium. Van reces naar congres: met deze 4 praktische tips haal je het maximale uit jouw zakelijke zomerevenement.
De zomer is een fantastische periode voor het organiseren van een grootschalig congres. De dagen zijn lang, mensen hebben vaak frisse energie en het zonlicht leent zich perfect voor een open, inspirerende sfeer. Tegelijkertijd brengt een zakelijk evenement in de zomer met honderden of duizenden gasten unieke uitdagingen met zich mee. Hoe zorg je ervoor dat je bezoekers scherp blijven bij warme temperaturen? En hoe combineer je een inhoudelijk sterk programma met een ontspannen beleving?
1. Flexibele locatie
Kies voor een locatie waar binnen en buiten naadloos in elkaar overlopen. Bij een zomers evenement wil je je gasten niet de hele dag opsluiten in een donkere, afgesloten zaal. De drang om naar buiten te gaan is groot als de zon schijnt. Speel hierop in door te kiezen voor een locatie die beschikt over zowel grootschalige indoor faciliteiten als een volwaardig buitenterrein.
In de Midden Nederland Hallen maken we daarom bij evenementen in de zomer veel gebruik van onze Evenementenkas en Theaterkas. Dit zijn spectaculaire, 14 meter hoge glazen kassen waar een zee van daglicht binnenvalt en een gezellige, groene sfeer hangt. Gebruik de grote, industriële hallen voor de plenaire sessies en keynotes, maar verplaats de netwerkmomenten, de lunch en de borrel naar de kas. Dit geeft je congres een informele dynamiek en zorgt voor een natuurlijke energieboost tussen de onderdelen door.
2. Klimaatbeheersing
Niets is zo funest voor de concentratie van je bezoekers als een klamme, warme ruimte. Een congres in de zomer valt of staat met een goed geregeld binnenklimaat. Zorg er daarom voor dat je locatie moderne, hoogwaardige klimaatbeheersing (airconditioning en ventilatie) heeft, die berekend is op grote groepen mensen.
Daarnaast kun je het comfort van je gasten verhogen door ze wat hulpmiddelen aan te bieden. Denk aan handwaaiers met het logo van jouw event, zonnebrand-dispensers op het buitenterrein en een informele dresscode. Ruil het driedelig pak gerust in voor 'summer chic' of 'business casual': dat verlaagt de drempel en verhoogt de energie.
3. Zomerse catering: licht & fris
Zware maaltijden en warme zomerdagen zijn geen goede match: ze zorgen voor de gevreesde 'after-lunch dip'. Pas je catering daarom aan op het seizoen. Kies voor lichte, frisse gerechten zoals seizoenssalades, koude wraps, gazpacho en vers fruit.
Daarnaast is hydratatie erg belangrijk. Richt 'waterbars' in waar gasten gratis water kunnen tappen, met bijvoorbeeld munt, citroen of komkommer. Wil je na de plenaire sessies echt indruk maken? Verras je gasten tijdens de netwerkborrel dan met een foodtruck die ambachtelijk ijs serveert of laat biologische mocktails en cocktails shaken op het buitenterrein. Zo houdt iedereen het hoofd koel!
4. Lange zomerdagen, mooi avondprogramma
Een groot voordeel van de zomer is dat het pas laat donker wordt. Dit biedt unieke kansen voor de netwerkborrel of het avondprogramma van je congres. Waar gasten in de winter na de laatste lezing vaak snel huiswaarts gaan vanwege de file en het donker, blijven ze in de zomer graag nog wat langer hangen.
In plaats van een traditioneel, zittend diner kun je het programma afsluiten met een informeel walking dinner in de glazen kassen. Terwijl het buiten langzaam schemert, kunnen gasten met een hapje en een drankje in de hand gemakkelijk rondlopen. Juist in zo'n informele setting, wanneer de zakelijke druk van de dag achter de rug is, worden vaak de meest waardevolle connecties gemaakt en ervaringen uitgewisseld. Het transformeert je congres van gewoon een zakelijke bijeenkomst naar een onvergetelijke ervaring.
Congres organiseren zonder zorgen
Bij de Midden Nederland Hallen in Barneveld combineren we moderne, geklimatiseerde hallen met prachtige, groene kassen. Dankzij onze centrale ligging en duurzame opzet is dit dé plek voor jouw grootschalige, zomerse congres. Neem gerust contact op met ons team om de mogelijkheden te bespreken!
Blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen
Schrijf je in voor de nieuwsbrief en blijf op de hoogte en ontvang tips voor jouw evenement! Uiteraard is de nieuwsbrief gemakkelijk opzegbaar. Meer informatie vind je in ons privacy statement.
Benieuwd naar de mogelijkheden?
Je bent van harte welkom voor een rondleiding, waarbij we je graag de mogelijkheden van de Midden Nederland Hallen laten zien. Onze adviseurs denken daarbij graag mee hoe jij een congres met impact realiseert.